회의문화개선 Ground Rule 예시

매년 연말이나 연초가 되면 조직문화 개선을 위해 설문조사를 하거나 워크샵 등을 한다.

그 때 등장하는 단골 주제 '회의문화개선' 혹은 '보고문화 개선'

 

이에 대한 해결책으로 팀원들이 모여서 문제점을 분석하고 문제점을 예방할 수 있는 우리들만의 규칙

'Ground rule' 을 만들기 시작한다.

 

이미 회사에는 선배들이 만들어놓은 Ground rule이 많다.

더 많은 Ground rule을 만드는 것 보다.

만들어진 몇개의 핵심 Ground rule 만이라도 서로 지키는 것이 회의문화개선을 하기위한 최고의 방법이다.

 

Ground rule 예시

• 회의 소집 전 이 회의가 꼭 필요한지 생각해 본다.
• 회의 소집할 때 아젠다를 사전에 보낸다.
• 회의 참석 전 아젠다를 숙지한다.
• 회의 참석자는 꼭 필요로 하는 사람만 초대한다.
• 회의 시작 전 5분 전에 착석한다
• 회의는 On time에 시작하고 On time에 끝낸다
• 회의 참석이 어려울 경우 권한을 위임하여 대체자를 참석 시킨다. (Delegation)
• 회의 시작 전 가벼운 대화로 시작한다 (ICEBREAKING)
• 정해진 주제에서 벗어나는 대화는 삼가한다.
• 감정적으로 의견을 내지 않고 문제에 집중한다.
• 회의를 방해하는 요소는 제거한다. (Laptop, Mobile etc)
  - 회의를 주제하는 사람 이외에는 노트북(Laptop) 사용을 하지 못하게 하는 것도 방법
• 상대방의 의견에 반하는 의견이라도 긍정으로 말을 시작한다. (Yes, but)
• 회의에 참석한 모든 사람들이 회의에 기여할 수 있도록 한다.
• 회의의 결과물을 기록하고 가급적 빠르게 회의록을 공유한다.